Die Pflichten des Arbeitgebers in der betrieblichen Altersvorsorge lassen sich in drei Gruppen ordnen: Ansprüche der Mitarbeitenden erfüllen, korrekt informieren und sauber verwalten. Wer diese drei Felder im Griff hat, hat auch das Haftungsthema im Griff.
1. Ansprüche erfüllen
Seit 2002 hat jeder rentenversicherungspflichtige Beschäftigte einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung. Der Arbeitgeber entscheidet über Durchführungsweg und Anbieter – verweigern kann er die Umwandlung aber nicht. Dazu kommt der verpflichtende Zuschuss von 15 Prozent, soweit Sozialabgaben gespart werden. Eine Pflicht, allen Mitarbeitenden eine arbeitgeberfinanzierte Versorgung zu spendieren, gibt es dagegen nicht – das bleibt eine unternehmerische Entscheidung.
Zu beachten ist außerdem der Tarifvorbehalt: Tarifverträge können die Entgeltumwandlung auf bestimmte Anbieter oder Versorgungswerke lenken. Tarifgebundene Unternehmen sollten das vor der Einführung prüfen.
2. Korrekt informieren
Arbeitgeber sind keine Anlageberater und müssen es auch nicht sein. Aber: Was Sie sagen, muss stimmen. Die Rechtsprechung nimmt Arbeitgeber in die Pflicht, wenn Mitarbeitende durch falsche oder irreführende Auskünfte Nachteile erleiden – etwa zu Zuschüssen, Fristen oder den Folgen einer Vertragsänderung. Daraus folgen drei Grundregeln für die Praxis:
- Keine improvisierten Einzelauskünfte, sondern definierte Informationswege – einheitliche Unterlagen, feste Ansprechpartner, dokumentierte Beratungsgespräche durch fachkundige Partner.
- Dokumentieren statt erinnern: Wer wann worüber informiert wurde, sollte nachvollziehbar abgelegt sein – besonders bei Verzicht auf Entgeltumwandlung oder bei Vertragsänderungen.
- Änderungen im Versorgungswerk aktiv kommunizieren, nicht nur im Intranet ablegen.
3. Sauber verwalten
Der Alltag der bAV besteht aus wiederkehrenden Standardfällen – und genau dort entstehen die meisten Fehler, wenn Zuständigkeiten unklar sind:
- Eintritt: Information neuer Mitarbeitender, Übernahme mitgebrachter Verträge.
- Austritt: Abmeldung, Information über Fortführungsmöglichkeiten, Übertragung.
- Entgeltfortfall: Elternzeit, Langzeiterkrankung, Sabbatical – wer stellt bei, wer informiert?
- Sonderfälle: Namens- und Adressänderungen, Gehaltsänderungen mit Wirkung auf Grenzen und Zuschüsse, Todesfälle.
Bei Direktzusagen kommt die regelmäßige Anpassungsprüfung laufender Renten hinzu, und je nach Durchführungsweg die Insolvenzsicherung über den Pensions-Sicherungs-Verein. Auch hier gilt: Das ist kein Hexenwerk, aber es braucht einen Verantwortlichen und einen Kalender.
Haftung im Blick – ohne Alarmismus
Die Einstandspflicht des Betriebsrentengesetzes bedeutet: Der Arbeitgeber steht für die zugesagte Leistung ein, auch wenn er einen externen Versorgungsträger einschaltet. In der Praxis wird dieses Risiko vor allem dann real, wenn Zusagen unklar formuliert, Prozesse nicht gelebt oder Auskünfte fehlerhaft sind. Der wirksamste Schutz ist deshalb kein Produkt, sondern Struktur: eine aktuelle Versorgungsordnung, definierte Abläufe und eine fachkundige laufende Betreuung.